La certification Qualiopi est devenue un élément clé dans le domaine de la formation professionnelle en France. Mais à quoi sert-elle vraiment et qui est concerné par cette démarche qualité ? Dans cet article, on vous explique tout ce que vous devez savoir sur la certification Qualiopi, à quoi sert elle, qui est concerné et comment l’obtenir étape par étape.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi vise à attester de la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires d’actions de formation. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, elle est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant accéder à des financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail…).
Qui est concerné par la certification Qualiopi ?
La certification est obligatoire pour tous les prestataires de développement des compétences, dont :
-
- Les organismes de formation
- Les formateurs indépendants
- Les CFA (centres de formation d’apprentis)
- Les prestataires de bilan de compétences, VAE, ou actions de formation
Quels sont les avantages de la certification Qualiopi ?
Voici pourquoi vous devriez obtenir cette certification :
Avantages de la certification Qualiopi
Les 7 critères du Référentiel National Qualité à respecter pour obtenir Qualiopi
La certification Qualiopi repose sur des critères importants du Référentiel National Qualité (RNQ).
Le référentiel national est constitué de 7 critères et 32 indicateurs, qui visent à garantir la qualité des prestations proposées par les organismes de formation. Par exemple :
1. Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus :
Ce critère implique que l’organisme de formation fournisse des informations claires, détaillées et facilement accessibles à ses futurs apprenants. Cela comprend les prérequis des formations, les objectifs, la durée, les modalités d’accès, les tarifs, et les résultats obtenus. Par exemple, l’organisme doit diffuser les taux de réussite aux certifications qu’il propose.
2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de leur conception :
Ici, l’organisme doit s’assurer que les objectifs de la formation sont clairement définis et adaptés aux besoins des apprenants. Il est important que les contenus soient personnalisés en fonction des profils des participants et de leurs attentes.
3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre :
Il est essentiel d’offrir un parcours personnalisé qui prenne en compte les spécificités des apprenants, que ce soit en termes d’âge, de niveau ou de handicap. L’accompagnement et le suivi doivent être adaptés pour garantir la réussite de chaque participant.
4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre :
Ce critère garantit que l’organisme dispose des ressources nécessaires pour offrir des formations de qualité. Cela inclut des locaux adaptés, des équipements pédagogiques à jour, et des moyens techniques appropriés pour les formations en ligne ou à distance.
5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations :
Les formateurs doivent posséder les qualifications nécessaires pour dispenser la formation, et l’organisme doit prévoir des actions de développement continu pour garantir leur montée en compétences. Il est aussi primordial de veiller à leur formation continue.
6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel :
L’organisme doit participer activement à des réseaux professionnels, réaliser une veille constante sur les évolutions du secteur et s’impliquer dans des actions collectives pour renforcer la qualité de ses prestations.
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées :
L’organisme doit instaurer un système de retour d’information permettant de recueillir les évaluations des bénéficiaires, des financeurs et des autres acteurs concernés. Ces retours doivent être analysés et des actions correctives doivent être mises en place.
Le processus de certification Qualiopi : comment ça fonctionne ?
-
- Préparation de l’audit : Constitution des documents, échanges avec l’auditeur, réalisation d’un plan d’audit en fonction de vos spécificités.
- Audit initial : Entretiens, analyse de vos données et pratiques, observation éventuelle de sessions de formation.
- Restitution de l’audit : L’auditeur vous remet un rapport indiquant les conformités et les éventuelles non-conformités.
- Certification : Si tout est conforme, la certification vous est délivrée pour une durée de 3 ans. Le cycle de la certification comprend un audit de surveillance (réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification et pouvant se faire à distance) et un audit de renouvellement (réalisé sur place avant la date d’échéance du certificat dans les mêmes conditions de durée que l’audit initial).
LES ERREURS FREQUENTES LORS D’UN AUDIT QUALIOPI
Voici les 5 erreurs les plus courantes à éviter :
1. Manque de traçabilité documentaire
Beaucoup de structures ne conservent pas les preuves des actions réalisées : évaluations, feuilles d’émargement, attestations de fin de formation… Tout doit être archivé.
2. Documents non personnalisés
Utiliser des modèles génériques non adaptés à votre offre de formation ou à vos bénéficiaires peut être sanctionné. Il faut prouver que les documents sont cohérents et individualisés.
3. Objectifs de formation mal définis
L’absence d’objectifs pédagogiques clairs ou de lien avec les compétences visées est un point bloquant.
4. Absence de veille ou de mise à jour
L’organisme doit démontrer une veille réglementaire, pédagogique, sectorielle… et l’intégration des évolutions dans ses contenus ou méthodes.
5. Manque de gestion des retours apprenants
Le critère 7 impose un recueil structuré des retours, réclamations et suggestions des apprenants. Ne pas formaliser ce processus est souvent une non-conformité majeure.
Le portage Qualiopi avec Managyle
Vous êtes formateur ou formatrice indépendant(e) ? Vous lancez votre activité de formation et la certification Qualiopi vous semble trop complexe ou coûteuse à obtenir seul ?
Le portage Qualiopi avec Managyle est une alternative rapide, fiable et rassurante.
Ce que Managyle fait pour vous
- Vous nous transmettez vos programmes de formation et trame de déroulés pédagogiques : Nous les refondons et harmonisons avec notre estampille Managyle, dans le respect des exigences Qualiopi.
- Nous collectons et archivons tous les documents nécessaires : copie des feuilles d’émargement signées, réponses aux questionnaires d’évaluation, etc.
- Nous prenons en charge l’intégralité du suivi administratif.
Un engagement humain avant tout
Chez Managyle, nous travaillons avec des formateurs et formatrices de confiance, qui partagent nos valeurs humaines : authenticité, entraide, solidarité, partage et bonne humeur. Chaque personne portée s’engage à respecter notre Charte Qualité afin de garantir une cohérence dans nos pratiques.
Pourquoi choisir le portage Qualiopi ?
Obtenir la certification Qualiopi représente un investissement financier et administratif important, difficile à assumer pour de nombreux indépendants. En rejoignant Managyle, vous diminuez votre charge mentale, gagnez du temps, et vous vous concentrez pleinement sur votre mission : former, transmettre, et être 100% disponible pour vos stagiaires.
EN RESUME
La certification Qualiopi est indispensable pour toute structure qui souhaite proposer des formations financées. Elle garantit la qualité et la transparence des formations.
Si vous ne vous sentez pas prêt à passer la certification seul, Managyle vous propose une solution rapide et complète pour démarrer vos formations financées sans attendre.